Title Utjecaj sustava upravljanja podacima na učinkovitost javnog bilježništva u Republici Hrvatskoj Title (english) The impact of the data management system on the effectiveness of the notary public service in the Republic of Croatia Author Pavao Gagro Mentor Jerko Glavaš (mentor)Committee member Martina Briš Alić (predsjednik povjerenstva)Committee member Darko Dukić (član povjerenstva)Committee member Davorin Turkalj (član povjerenstva)Granter Josip Juraj Strossmayer University of Osijek Defense date and country 2018-04-20, Croatia Scientific / art field, SOCIAL SCIENCES Universal decimal classificationUDC ) 330 - Economics. Economic science Abstract Javnobilježnička služba općenito sastavljanjem i izdavanjem javnih isprava, ovjeravanjem
privatnih isprava, čuvanjem isprava i raznih vrijednosti te potvrđivanjem činjenica prikuplja i
čuva u svojim pismohranama određenu količinu arhivske građe. Stari javnobilježnički arhivi
tako su nerijetko izvor isprava koje po svom sadržaju i strankama imaju važan povijesni,
politički i znanstveni značaj. Javnobilježnički arhivi također su zaslužni za očuvanje pravne i
kulturne baštine te mogu biti dragocjen izvor informacija u pogledu rodoslovlja, zanimanja i
mjesta stanovanja naših predaka.1 Kroz upravljanje znanjem koje se odnosi na javnobilježničku
struku i znanjem koje se odnosi na modernu tehnologiju, javnobilježnička služba ima
mogućnosti još u većoj mjeri doprinijeti očuvanju pravne i kulturne baštine. Upravo činjenica
da javni bilježnici stvaraju i čuvaju arhivsku građu koja može biti i dragocjen izvor podataka i
informacija, upućuje na to da bi javnobilježničke arhive trebalo osigurati na način da se oni
zaštite od fizičkog propadanja uslijed starenja i drugih vanjskih utjecaja. Provedenim
istraživanjem utvrđeno je da postoji deklarativno slaganje sa činjenicom da sustav arhiviranja
treba što je više moguće pojednostaviti i informatizirati (91% ih se slaže ili potpuno slaže s tom
činjenicom). Također je utvrđeno da je Pravilnikom o javnobilježničkim uredima propisana
veličina arhivskog prostora predstavljala dodatni trošak prilikom kupnje poslovnog prostora.
Uvođenjem e-javnobilježničkog arhiva stvorena i prikupljena arhivska građa kroz poslovanje
javnih bilježnika osigurala bi se od propadanja, atmosferskih utjecaja te bi se znatno smanjila
ili ukinula potreba za arhivskim prostorima u javnobilježničkim uredima. Podaci prikupljeni
istraživanjem među javnim bilježnicima (koji se odnose na dob, spol, vrijeme rada u službi,
radnih mjesta na kojima su javni bilježnici ranije radili, broja zaposlenih u javnobilježničkim
uredima, zaposlenih članova uže obitelji, veličine ureda i arhiva, popunjenosti arhiva, budućih
očekivanja i mišljenja o postojećoj zakonskoj regulativi koja se odnosi na javnobilježničko
poslovanje) daju sliku o trenutnom stanju službe i nositelja službe, iskustvima i znanju nositelja
službe i potrebama službe. Prikupljeni podaci i informacije predstavljaju osnovu za planiranje
budućnosti javnobilježničke službe, te njezinog razvoja u cilju doprinosa pravne sigurnosti
društva i gospodarstva. Pregledom kroz povijest javnobilježničke službe i iznesenim budućim
smjernicama Vijeća notarijata Europske unije (CNUE) ukazuje se na prisutnu tradiciju,
kontinuitet i budućnost latinskog tipa notarijata na području Republike Hrvatske i Europske
unije. Upravo tradicija, znanje i iskustvo uz angažiranje informacijsko komunikacijske
tehnologije garant su budućnosti javnobilježničke službe.
Provedenim istraživanjem potvrđene su sve tri postavljene hipoteze i to:
H1) Dosadašnji je ustroj i vođenje sustava javnobilježničkih arhiva neekonomičan.
H2) Javni bilježnici smatraju da postojeća zakonska regulativa nije dovoljno kvalitetna te
većinu postojećih pravilnika i zakona ocjenjuju tek s prosječnim ocjenama.
H3) e-arhiv bi ubrzao i automatizirao poslovne procese javnobilježničkog ureda, smanjio
troškove poslovanja te stvorio veću dodanu vrijednost u poslovanju.
Potvrda postavljenih hipoteza upućuje na nužnost kvalitetnijeg uređenja zakonske i
podzakonske regulative vezane za obavljanje javnobilježničkih poslova, naročito Pravilnika o
privremenoj javnobilježničkoj tarifi, Zakona o javnobilježničkim pristojbama, Zakona o
javnom bilježništvu, Javnobilježničkog poslovnika, Zakona o elektroničkoj ispravi i Pravilnika
o javnobilježničkim uredima. Također, nužno je uvesti ekonomičan sustav arhiviranja isprava
i podataka kako bi se ubrzali i automatizirali poslovni procesi te stvorila veća dodana vrijednost
poslovanju.
Abstract (english) In general, the notarial service deals with preparing and issuing public documents, by verifying
private documents, storing documents and various valuable items, and by certifying facts,
collecting and storing certain volume of the archive material in its archives. Old notarial
archives are thus often the source of documents which, by their content and parties, have an
important historical, political and scientific significance. The notarial archives also serve to
preserve the legal and cultural heritage and can be a precious source of information regarding
the genealogy, occupations and places of residence of our ancestors.2 The very fact that public
notaries create and preserve archival material, which can be a valuable source of data and
information, suggests that public notaries' archives should be protected from physical decay
due to aging and other external influences. The performed research has established that there
is a declarative agreement with the fact that the archiving system should be simplified and
computerized as much as possible (91% agree or completely agree with this fact). It is also
found that the size of the archive space as defined by the Regulation of Notarial Offices would
represent additional cost when purchasing business premises.
The archival material created and collected by the activities of public notaries by introduction
of the e-public notary archive would ensure protection against deterioration of atmospheric
impacts and would substantially reduce or eliminate the need for archive space at the notaries'
offices. Information collected by public notaries (relating to age, gender, working time,
workplaces where public notaries were employed before, number of employees in notaries'
offices, close family members employed, office and archive dimensions, archive occupancy,
future expectations and opinions on the current legal regulation related to the public notary
business) give a picture of the current status of the service and the notaries, their experience
and knowledge and the needs of their offiices.
Collected data and information provide the basis for planning the future of the notary public
service and its development in order to contribute to the legal security of society and the
economy. The review of the notarial history and the future guidelines of the Council of the
Notariats of the European Union (CNUE) show that tradition, continuity and future of the Latin
type of public notary in the Republic of Croatia and the European Union is present. The
tradition, knowledge and experience of engaging the information communication technology
are the guarantee of the future of the notary public service.
The research confirmed all three hypotheses as follows:
H1) The current organization and management of the public notary archives system is is not
cost-effective.
H2) Public notaries consider that the current legislation is not of sufficient quality and most of
the existing rules and laws are assessed only with average grades.
H3) e-archive would accelerate and automate the business processes of a public notary office,
reduce business costs, and create higher added value in business.
Confirmation of the hypotheses points to the necessity of better regulation of legal and
subordinate regulations related to the performance of notarial affairs, in particular the
Regulation of Temporary Notary Tariff, the Notary Fee Act, the Law on Notaries Public Act,
Notarial Rules of Procedure, the Electronic Document Act and the Regulation of Public
Notaries Offices. It is also necessary to introduce a cost-effective document and data archiving
system to speed up and automate business processes and create higher added value of business
operations.
Keywords
javnobilježnička služba
znanje
e-arhiv
informacijska tehnologija
e-poslovanje
Keywords (english)
notarial office
knowledge
e-archive
information technology
e-business
Language croatian URN:NBN urn:nbn:hr:145:923941 Study programme Title: Postgraduate doctoral study Management Type of resource Text File origin Born digital Access conditions Access restricted to students and staff of home institution Terms of use Created on 2018-12-06 09:26:03
