Vanjska politika i međunarodni odnosi službe vanjskih poslova svoj konačan izgled dobivaju upravo kroz diplomaciju i umijeće pregovaranja nositelja diplomatskih funkcija. Složena struktura ljudi koja je potrebna za provedbu zacrtanih ciljeva omogućava stabilno funkcioniranje cjelokupne službe. Diplomacija kao poseban institut koji je inherentan vanjskoj politici i međunarodnim odnosima svoje ključne početke veže uz vrijeme XV. stoljeća i talijanske gradove države. Dominantnim položajem Republike Venecije i njenom vrlo dobrom diplomatskom organizacijom došlo je do razvoja raznih instituta koji su i danas poznati u diplomatskoj praksi. Diplomaciju u to vrijeme ipak nije karakterizirala kontinuirana predanost, već se radilo na nepromišljene načine u svrhu postizanja što bržih ciljeva. Prekretnicu vanjske politike i međunarodnih odnosa općenito, obilježio je kardinal Richelieu osnivanjem prvog Ministarstva vanjskih poslova u Francuskoj 11. ožujka 1626. godine. Richelieuovo smatranje diplomacije kontinuiranim procesom koji mora biti sustavno vođen dovodi do uspostave diplomacije kao posebne djelatnosti, a diplomati postupno postaju nova kategorija državnih službenika. Uspostavom resora koji je isključivo obavljao poslove vezane uz vanjsku politiku s vremenom se afirmirala važnost njegove funkcije. Daljnjim razvojem vanjskih politika država te uspostavom sve većeg broja diplomatskih misija i konzularnih ureda u svijetu odvijao se proces stabilizacije i harmonizacije odnosa unutarnjeg i vanjskog dijela cjelokupnog sustava. Unutarnji dio koji čini ministarstvo vanjskih poslova te vanjski dio sastavljen od diplomatskih misija i konzularnih ureda zajednički su doveli do jedinstvenog funkcioniranja čitavog sustava kojeg nazivamo službom vanjskih poslova. Sustavnom uspostavom službe vanjskih poslova od strane raznih država te putem nje rješavanje bilateralnih odnosa, označilo je određeni period diplomatskog djelovanja. Ključni trenutak u daljnjem razvoju diplomacije okarakteriziran je prvenstveno uspostavom Lige naroda, a kasnije i Ujedinjenih naroda koje su imale ključnu ulogu u daljnjem razvoju multilateralne moderne diplomacije. Obavljanje diplomatske djelatnosti omogućeno je putem posebne upravne organizacije naziva služba vanjskih poslova. Kontinuiranim razvojem ministarstva vanjskih poslova ustalile su se neke od njegovih temeljnih funkcija kao i struktura osoblja potrebna za obavljanje dodijeljenog djelokruga rada. Velikim brojem položaja unutar ministarstva konstantno je otvorena mogućnost napretka i prosperiteta vlastite profesionalne karijere. Profesionalni diplomati zaposleni u ministarstvu imaju mogućnost postavljanja u diplomatske misije i konzularne urede u slučaju potrebe službe a najviše stručno zvanje koje mogu steći tijekom službe jest veleposlanik u ministarstvu. Među rukovodećim položajima u sklopu ministarstva kao što su tajnik ministarstva, pomoćnik ministra i načelnici odjela istaknuti su i posebni položaji glasnogovornika, glavnog pravnog savjetnika i savjetnika ministra. Postavljanjem diplomata u diplomatske misije i konzularne urede na odgovarajući se način popunjavaju mjesta u vanjskom dijelu službe vanjskih poslova. Unutar diplomatskih misija najviši položaj zauzima šef diplomatske misije kojega je akreditirala država šiljateljica. Uz šefa, nalaze se i ostali diplomati, u pravilu karijerni službenici, stalni zaposlenici službe vanjskih poslova koji državnu službu obavljaju naizmjenično u diplomatskim misijama, konzularnim uredima ili u ministarstvu. U konzularnim uredima pored šefa konzularnog ureda djeluju i konzularni dužnosnici koji su ovlašteni obavljati konzularne funkcije. Regrutiranje šefova diplomatskih misija i konzularnih ureda, ali i rukovodećeg osoblja u ministarstvu vanjskih poslova obavlja se iz redova ključnog diplomatskog osoblja. Hijerarhijska piramida i pomno razrađen sustav zvanja i napredovanja u službi vanjskih poslova ključnim osobljem smatra diplomate zvanja veleposlanik, opunomoćeni ministar, ministar savjetnik i savjetnik.