Donošenjem nove Uredbe o uredskom poslovanju Republika Hrvatska se nastoji uvesti u novo elektroničko doba. Uredsko poslovanje i vođenje evidencija u papirnatom obliku ne odlaze u povijest već nas moderni sustavi tjeraju da se službeno dopisivanje kao i poslovi vezani za uredsko poslovanje obavljaju elektroničkim putem. Državna tijela se u tu svrhu i sukladno Uredbi prilagođavaju informacijskim sustavima, dolazi do unapređenja aplikacija putem kojih je uredsko poslovanje pojednostavljeno, omogućuje se tijelima da kroz nekoliko ‘’klikova’’ budu međusobno povezana, a dokumenti i pismena se brzo i lako razmjenjuju i povlače podaci u sustave. Zatvorski sustav kao ‘’zatvoreni sustav’’ nije svima dostupan i poznat pa je upravo ovaj rad usmjeren prema njegovim specifičnostima. To prije svega zaključujemo na temelju brojnih odredbi različitih propisa koje se stalno ponavljaju, a govore o tome koliko je osjetljivo pitanje osoba lišenih slobode, njihovih osobnih podataka, podataka s kojima raspolažu službenici tijekom njihova izdržavanja kazne zatvora, a koji se moraju čuvati kao službena i profesionalna tajna, podaci u koje uvid mogu izvršiti samo ovlašteni službenici i tijela kojima upravitelj da odobrenje itd. Međutim, koliko god bio poseban i ovdje se u postupanju s pismenima koriste osnovna načela uredskog poslovanja primjenjivanjem tradicionalnih metoda. Kao poseban dio željela bih istaknuti velik broj posebnih evidencija koje se vode u zatvorskom sustavu, a koji je povezan Središnjom maticom svih kaznenih tjela u Republici Hrvatskoj.