Pregovaranje, bilo privatno ili poslovno, započinje kada se osoba pojavi u vidnom polju svoga sugovornika. Pregovaranje se temelji na komunikaciji između sugovornika. Komunikacija može biti riječima, glasovima, simbolima, pokretima, slikom i sl. Da bi postali dobar pregovarač, prije samog procesa moramo se detaljno pripremiti, prikupiti podatke o temi pregovora, o ljudima s kojima ćemo pregovarati. Profesionalni pregovarač svakoga dana bilježi zanimljivosti koje je pročitao ili zamjetio u svojoj okolini, misli koje je čuo tijekom dana i dr. Uspjeh pregovaranja ovisi o svim sudionicima jer njihova predhodna iskustva utječu na uspješnost pregovaračkog procesa. Govor između sudionika mora biti pouzdan, razumljiv i privlačan. Kao bitna stavka u pregovaranju izdvaja se kontakt očima pri čemu je važno izbjegavati „ buljenje ", zatim važno je sugovorniku dopustiti da se slobodno izrazi, trebamo biti smireni i staloženi, profesionalno se ponašati, ali je važno i postavljati bitna pitanja kako bi se razjasnile eventualne nejasnoće. Svaki pregovarač sam kreira svoj stil pregovaranja, ali se od svakog sugovornika unaprijed očekuje stručnost, dobro oblikovanje i prezentiranje izlaganja, umijeće oblikovanja rečenica, pravilno korištenje retoričkih stanki i dr. Prilikom izlaganja moramo konstantno pratiti reakcije slušatelja i zamjećivati i pomalo nebitne stvari kako bi znali da li je naša tema nekom dosadna, da li nas sugovornici slušaju i prate i znaju li uopće o čemu se priča. Zbog toga je važno provjeravati naše sugovornike ili slušatelje, ukazivati na važnost i snagu naših argumenata, ponekad postaviti pitanja i pokušati aktivirati sugovornike da aktivno sudjeluju u pregovorima. Ponekad je tijekom sastanka potrebno napraviti stanku kako bi se sugovornici odmorili, sredili svoje misli, razmislili o našim prijedlozima ili dali neke svoje prijedloge.